Что включает в себя обслуживание конференц зала
Что нужно учесть при оснащении конференц-зала
Опубликовано Максим Пода
Проектирование конференц-зала — это сложный и кропотливый процесс, в котором основными ориентирами являются знания и опыт. Зачастую помещения, выделяемые под переговорные и конференц-залы сильно разнятся, как и требования заказчиков к оборудованию, поэтому универсального решения не существует. Так что каждый проект по оснащению конференц-зала уникален.
Рассмотрим основные этапы оборудования залов для проведения конференций, а также важные моменты и неочевидные тонкости.
Типы конференц-залов и посадки людей
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах великое множество, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: класса, театра, круглого стола, переговоров и Т-образного размещения. Рассмотрим их подробнее:
Класс
Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими средней группе слушателей — например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.
Театр
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения наиболее уместен. За счет отсутствия столов и другой мебели освободится дополнительное пространство, а стулья участников будут расположены друг за другом рядами, что позволит всем видеть и слышать выступающих.
Круглый стол
Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. Акцент этого варианта размещения приходится именно на дискуссионную составляющую, т.к. участники находятся в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным — в форме квадрата или прямоугольника.
Переговоры
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами. Длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Т-образное размещение
Этот способ размещения имеет схожесть с переговорами, однако в большей степени подходит для проведения рабочих совещаний и планерок. Руководитель находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или вещает сам.
Вооружившись знаниями о вариантах размещения участников и слушателей, можно сделать первые выводы о типе конференц-зала, который вам подойдет. Как и говорилось ранее, смешанные стили также имеют место быть.
Что же нужно учесть при проектировании собственного зала?
Обстановка конференц-зала мебелью и оснащение техникой требует тщательного и точного планирования. Проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит вас от таких побочных задач, как укладка кабельных трасс поверх ламината или линолеума, монтаж видеопанелей на стену из гипсокартона и других, порой курьезных, проблем. В данной статье мы рассмотрим лишь основные виды работ и время, когда они должны выполняться.
Укладка кабельных трасс
После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие — только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей.
Скрытые коммутации — это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования является проект Unitsolutions ФБУ «РОСТЕСТ-МОСКВА».
О камерах и видео
Расположение участников и мебели в помещении даст понимание, где расставить камеры и сколько их потребуется, чтобы получить лучшее изображение.
В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные — крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки — проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.
Для лучшего понимания вариантов применения одной или нескольких камер ознакомьтесь со следующими проектами:
Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.
Акустические “нюансы”
Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.
В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Помимо этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться — обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние выступающих до микрофона. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:
Проект оборудования переговорной комнаты в ДЦ «Москва-Сити» по праву является одним из самых сложных в акустическом смысле.
Заключение
В статье перечислены лишь основные, базовые принципы построения конференц-залов, но помимо этого существует множество “подводных камней” — например, совместимость устройств. Самостоятельно оборудовать конференц-зал вполне реально, если вы изучите нюансы работы устройств, закажете оборудование и смонтируете его, однако такой подход не гарантирует приемлемый конечный результат и влечет за собой большие затраты времени.
Команда Unitsolutions осуществит подбор оборудования, удовлетворяющего предъявляемым требованиям, а также произведет монтаж и наладку всей системы в кратчайшие сроки.
Оснащение конференц-залов: что важно учесть
Если решение принято, то наверняка у вас есть свое видение будущего зала. Мы тоже хотим, чтобы у вас был современный, удобный и эстетичный конференц-зал, но по опыту многих лет знаем, что непродуманность деталей может привести в конечном счете к некомфортной работе.
Поэтому давайте посмотрим на зал глазами интегратора и попробуем обойти все подводные камни. Например, глядя на стол президиума, важно продумать, как будут проходить кабельные трассы, по которым проложены провода конференц-системы. Глядя на места участников заседаний, важно не упустить: видно ли им будет других участников и как дойдет до них отраженный от разных поверхностей звук.
Какой конференц-зал выбрать?
Круглый стол
Конференц-зал «круглый стол» в Пензенском государственном университете
Актовый зал
Актовый зал ГУ МВД по Нижегородской области
Многофункциональный конференц-зал
Система конференц-связи в центральном актовом зале Федерального космического агентства Российской федерации (Роскосмос)
Зал-трансформер
Зал-трансформер в Учебном центре Ford Motors
Как будет использоваться конференц-зал?
Почему это так важно
От ответа на эти вопросы зависят не только возможности участников, но и внешний вид зала. И это не только дополнительные кресла, но также кабель-каналы и различные архитектурные интерфейсы, которые обеспечивают подключение оборудования на местах. В противном случае кабели придется прокладывать в настенных коробах, что может испортить внешний вид зала.
Конференц-зал «Мулен Руж» в головном офисе компании «Яндекс»
Зал правления МТС-банка
Дополнительные полезные вопросы
Еще один важный вопрос, который нужно продумать до начала проектирования: «Насколько прочны стены для монтажа видеостены или потолок для крепления видеопроектора»?
Кроме того, при оснащении конференц-зала важно не забыть о параметрах силовой электросети зала, так как работа некоторых систем очень зависит от них.
В случае организации видеоконференцсвязи – нужно продумать, из какой части зала будет идти трансляция, и определить удаленность всех мест, которые будут задействованы в общении.
Системы конференц-зала
Система управления
Одна из самых важных систем зала – система управления. Можно сказать, что это мозг вашего конференц-зала, без которого зал не может быть «интеллектуальным» и современным. Именно с помощью системы управления все оборудование интегрируется в единый комплекс. Управлять системами зала вы можете посредством интерфейса, доступного по WiFi практически с любого мобильного устройства, как и со стационарного компьютера.
Важно продумать также, нужен ли в зале оператор. Или управлять залом будет председатель конференции? Удобный и интуитивно понятный интерфейс современных систем управления это позволяет. Но если оператор все-таки нужен, стоит решить – будет ли он находиться в зале, или в отдельной операторской комнате? А также продумать оснащение этой комнаты, ведь ему нужно будет слышать и видеть происходящее в зале.
Схема системы видеоотображения конференц-зала
Система отображения
Еще одна важная система — отображение. Размышляя о ЖК мониторах, видеостенах, экранах, важно учесть: не бывает больших или маленьких устройств отображения. Бывают устройства отображения, адекватные или не адекватные при данных параметрах помещения. Это значит, что подбирать экраны нужно исходя из того, будет их видно или нет.
Одно из традиционных решений такой проблемы — дублирование средств отображения. Можно разместить дополнительные панели на стенах или специальных стойках или установить мониторы на столах участников.
При выборе средств отображения для оснащения конференц-зала нужно также учесть, какая информация будет демонстрироваться, и для кого она предназначена. Будут это видеоролики или документы? Насколько хорошо должны быть видны детали для всех участников мероприятия? Например, для более четкого изображения стоит установить видеостену, а не проекционный экран, а также мониторы на столах участников.
Кроме того, нужно выбрать стандарт передачи графических данных, решить, будет ли использоваться аналоговый сигнал VGA или же все будет построено на цифровых – DVI и HDMI.
Система конференц-связи
Каждая конференц-система выполняет ряд функций (постановки выступающих в очередь, передача голоса), управление которыми осуществляется через пульт председателя. Управление громкостью осуществляется с пульта оператора. Но важно предусмотреть также, какие еще системы нужны для оснащения конференц-зала, помимо конференц-связи.
Система синхронного перевода
Например, с конференц-системой может быть интегрирована система синхронного перевода, которая активируется нажатием на пульт конференц-микрофона. Возможна и внешняя система синхронного перевода. Количество языковых каналов, которые могут транслироваться конференц-системами, достаточно велико. Главное, учесть, где будут находиться кабинки переводчиков. Или же переводчики будут находиться в зале? Сколько будет переводчиков? От ответов на эти вопросы также зависит внешний вид зала.
Многофункциональный конференц-зал в библиотеке Удмуртского государственного университета
Системы видеоконференцсвязи и технологического телевидения
В современных конференц-залах с конференц-системой обычно интегрированы также камеры технологического телевидения, которые автоматически наводятся на выступающего.
Эти же камеры могут служить и для видеоконференцсвязи, если она предусмотрена. Для того, чтобы получить нужное отображение зала, важно заранее подумать, где будут размещаться камеры и сколько их будет. Как правило, нужна камера для общего плана, и камеры, позволяющие транслировать более крупные планы.
10 простых вопросов о конференц-залах
Не так давно мы написали текст “10 “глупых” вопросов о видеостенах”, после чего почувствовали некоторую неловкость: а не обидели ли мы кого-либо столь “фривольным” названием? Очень надеемся, что нет. Но чтобы впредь не ставить себя в подобное положение, мы больше не будем давать нашим экспертным статьям столь неоднозначные заголовки. А интересных текстов в ближайшем будущем у нас планируется немало.
Сегодня мы бы хотели поговорить о переговорных комнатах в формате конференц-зала: это больше, чем небольшая переговорная комната, но гораздо меньше, чем большой концертный зал.
1.Что такое конференц-зал и для каких мероприятий его можно использовать?
Конференц-залы обычно используются для:
2.Что такое многофункциональные конференц-залы?
Как правило, так называются залы, когда сложно выявить одну из преобладающих задач, которые выполняет оборудование этого конференц-зала. Такие конференц-залы могут использоваться и для проведения обычных голосовых совещаний, и для прослушивания докладчика с одновременным просмотром видеоматериалов, и для организации видеоконференций и даже для просмотра фильмов, как в обычном кинотеатре.
3.Каково оптимальное количество мест в конференц-зале?
Не существует какой-либо универсальной цифры. Все зависит от размера помещения, финансовых возможностей заказчика, а также функционала, который будет выполнять будущий конференц-зал.
Основываясь на нашем многолетнем опыте разработки инженерных решений и интеграции, скажем так: стоимость оснащения конференц-зала зависит не только и не столько от его размера, сколько от уровня его универсальности и автоматизации: чем шире функциональность зала, тем большее количество оборудования там установлено, а соответственно и сумма затрат выше.
4.Какие существуют схемы расположения аудитории в конференц-зале?
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах существует немало, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: Т-образного размещения, круглого стола, стола переговоров, школьного класса и театра.
Рассмотрим каждый из них.
Т-образное размещение
Руководитель (ведущий мероприятия) находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или говорит сам.
Круглый стол
Стол переговоров
Этот способ размещения во многом схож с Т-образным размещением, но, тем не менее, имеет ряд особенностей, которые позволяют выделить его в отдельный тип организации конференц-зала.
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний со всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами: длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или даже закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Школьный класс
Театр (или формат классической конференции)
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения будет наиболее уместным: ведь благодаря отсутствию столов и другой мебели высвобождается дополнительное пространство, а стулья участников располагаются друг за другом рядами, что позволяет всем видеть и слышать выступающих.
5.Какие системы должны быть обязательно в конференц-зале?
Переговорная комната становится конференц-залом, если в ней установлены:
Если хотя бы одной из этих систем нет, то это не конференц-зал, а уже снова просто переговорная комната.
Все чаще к вышеперечисленным системам добавляется и система управления оборудованием зала.
6.Что такое система отображения конференц-зала?
7.Что такое звуковая система конференц-зала?
8.Что такое система управления конференц-залом?
9.Какое оборудование обычно устанавливается в конференц-зале?
10.Что нужно учесть при проектировании конференц-зала?
Обстановку конференц-зала мебелью и оснащение техникой лучше заблаговременно, тщательно и точно спланировать, а проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит Вас от таких неприятностей, как укладка забытых кабельных трасс поверх ламината или линолеума (например в коробе) или штробления при уже законченной финишной отделке и других, нередко, забавных, проблем монтажа.
Укладка кабельных трасс
Камеры и видео
Акустические “нюансы”
На заднем плане можно увидеть кабины для синхронного перевода
А вот так кабина выглядит вблизи
При оснащении конференц-залов большого размера мы рекомендуем в начале провести акустический расчет помещения.
Специалисты компании МедиаСтройИмидж будут рады оборудовать конференц-зал в Вашей организации, учитывая особенности помещения и специфику деятельности предприятия.
Оборудование для конференц-залов и мультимедиа в отеле: тренды в оформлении
На этапе строительства гостиницы, во время ее ремонта или обновления возникает необходимость создать конференц-зону – пространство с большим залом для проведения конференций, тренингов, семинаров, лекций или концертов.
Часть такой конференц-зоны ‒ переговорные комнаты, которые меньше по площади и функциональности.
Большая и правильно оформленная конференц-зона положительно влияет на привлечение бизнес-аудитории в отель, увеличивая заполняемость номеров. Количество предоставляемых услуг увеличивается, и отель начинает зарабатывать больше, сдавая в аренду свои площади.
Проектирование и оборудование конференц-залов – серьёзная инвестиция, трудозатратный и дорогостоящий процесс. Современные и технологичные конференц-залы и переговорные комнаты представляют собой универсальные помещения с широким функционалом и большим набором оборудования. Поэтому важно соблюсти баланс между тенденциями в информационных технологиях» и финансами: ведь каждый вложенный в проект рубль — это дополнительный срок окупаемости для отеля.
Современные IT-технологии и тренды в оформлении залов и переговорных комнат
При проектировании таких сложных помещений, как переговорные комнаты и конференц-залы, важно знать тенденции на рынке аудиовизуальных проектов, чтобы помещение оставалось современным и функциональным в течение долгого срока. Маловероятно, чтобы спустя 2-3 года после обновления конференц-пространства управляющий отелем согласится заменить установленное там оборудование на более современное, потому что на этапе проектирования не были изучены и учтены потребности аудитории.
Как театр начинается с вешалки, так и конференц-пространство отеля начинается с системы онлайн-оповещения ‒ Digital Signage. Такая система нужна, если в отеле есть несколько конференц-залов и переговорных комнат и, как следствие, участникам проводимых мероприятий необходимо понимать, где проходит нужное именно им мероприятие. Полезная информация предлагается не в виде распечаток на бумаге формата А4 со стрелочками-указателями, а на табло с расписанием мероприятий, повесткой дня, новостной строкой, курсами валют и прочими деловыми новостями. Такие мониторы не только значительно упрощают навигацию, но и повышают эффективность персонала гостиницы. Сотрудники отеля будут заниматься своими должностными обязанностями, а не направлять посетителей в нужный конференц-зал. Обновление информации происходит в течение 3-5 минут для всех задействованных мониторов системы онлайн-оповещения.
В настоящее время все большую популярность приобретают видеостены в качестве основного средства отображения информации. Независимо от задачи, будь то показ презентации или рекламного контента, видеостена позволяет сделать это эффектно и эффективно за счет большого размера и высокого качества изображения. Для построения видеостены чаще всего используются тонкошовные LCD-дисплеи или LED-экраны.
Также очень часто в конференц-залах отелей используются проекционные технологии для отображения информации. Проектор позволяет обеспечить изображение большого размера с минимальными затратами, однако, чтобы изображение было ярким и насыщенным, может потребоваться затемнение помещения. Главным трендом в проекционных технологиях является переход на проекторы со светодиодными или лазерными источниками света вместо традиционных ламп, благодаря чему обслуживание такого проектора сводится к минимуму, так как срок службы таких источников на порядок выше.
Одна из последних технологий – беспроводные презентационные системы. С их помощью на экране могут демонстрироваться документы, видео и изображения из разных источников. Доступ к информации возможен из облачных систем, стационарного компьютера или ноутбука, смартфона или карты памяти. Администратор или спикер на мероприятии может управлять этими системами с мобильного телефона, интерактивного дисплея или системы управления.
При проектировании беспроводных презентационных систем инженерам и менеджерам проекта необходимо учитывать размер помещения и цели его использования. Эта информация поможет разработчикам и менеджерам по продажам предложить необходимое количество, размеры и тип камер, микрофонов и динамиков, а также остального оборудования.
Видеоконференцсвязь очень востребованная услуга в конференц-залах и переговорных комнатах.
Данная технология позволяет проводить переговоры с собеседниками, находящимися в другом месте, ‒ поэтому этот вид общения актуален и востребован. До недавнего времени из-за высокой стоимости оборудования отели предпочитали брать оборудование видеоконференцсвязи в аренду. Однако с появлением программных решений для видеоконференций оснастить конференц-зоны становится все более доступно, а высокий спрос на услугу позволяет достаточно быстро окупить инвестиции.
Благодаря программным решениям более доступной возможностью в организации конференций стал синхронный перевод выступлений. Традиционная организация синхронного перевода – это выдача слушателям специальных приемников, которые, во-первых, недешевы, а во-вторых, могут и не быть возвращены после мероприятия. Современные программные решения позволяют осуществлять прослушивание выступлений участников при помощи мобильных устройств (телефона или планшета).
Участники могут не только слушать каналы перевода, но и просматривать видеоконтент, участвовать в опросах, голосовать, получить доступ в чат, обмениваться файлами, а также получать доступ к другим возможностям в режиме онлайн. Спикер или организатор может вывести нужный контент на экран пользователя прямо со своего мобильного устройства, а не через флеш-карту, которая может быть внезапно потеряна или забыта.
Внедрение такого программного решения положительно сказывается на привлекательности конференц-пространства отеля для арендаторов.
Как запись события, так и его трансляция онлайн – востребованная клиентами услуга для расширения аудитории (например, за счет интернет-пользователей) или использования дополнительных возможностей (услуги участникам, которые не могут посетить мероприятие лично). Онлайн-трансляция возможна с опцией обратной связи от интернет-участников.
Базовый набор оборудования для конференц-зала отеля
Типовой набор оборудования, как правило, состоит из следующих систем:
Дополнительно отель может предлагать системы концертного звука и света, отображения информации, озвучивания, видеоконференцсвязи, конференц-системы с синхронным переводом.
Как сэкономить бюджет на покупке оборудования и сохранить функциональность?
Приобретение и установка даже базового набора оборудования – затратный проект с исключительно высокой стоимостью. Высокую стоимость проекта можно рационально оптимизировать, если заменить часть оборудования на современные программные решения.
Примером может служить программно-аппаратное решение meet2b, которое позволяет провести полноценное мероприятие – конференцию или переговоры ‒ с использованием видеоконференцсвязи, передачей документов и обменом сообщениями, синхронным переводом, чатом или голосованием.
При установке meet2b отелю больше не нужно приобретать другое дорогостоящее оборудование, например пульты для голосования, приемники каналов синхронного перевода, дополнительные дисплеи. Пользователи могут подключаться при помощи смартфона, планшета или ноутбука.
Функционал meet2b даёт возможность создать и разместить на экранах информацию о мероприятии – программу, время, место встречи, а также загрузить все необходимые для работы документы в разных форматах. Мероприятие можно записать, а запись позже просмотреть или скачать на носитель. При использовании meet2b во время конференции ее участники могут голосовать и слушать каналы синхронного перевода (причем использовать собственные смартфоны!), а организаторы ‒ подключать к конференции до 500 удаленных видеоучастников.
Для использования meet2b не нужно устанавливать дополнительное ПО или скачивать мобильные приложения. Решение не требует проектирования и монтажа и при необходимости легко может интегрироваться с имеющимся оборудованием заказчика – системами отображения, звукоусиления, управления.
«Решение meet2b позволяет организовать полноценное совещание или конференцию в любом пространстве, ‒ комментирует Дмитрий Маркин, генеральный директор IP Video Systems ‒ разработчика решения. ‒ В зависимости от размера бизнеса и потребностей гостиничного комплекса можно пользоваться базовым или расширенным функционалом. Система очень гибкая в использовании, отвечает самым современным тенденциям на рынке мультимедиа, а ее установка поможет Заказчику сократить бюджет на закупку сложного оборудования, повысить прибыль за счет предоставления дополнительных услуг».
Собственная конференц-зона повышает имидж отеля и увеличивает стоимость номерного фонда, так как проводимые мероприятия увеличивают заполняемость. Часто доход от аренды конференц-зала превышает доход от сдачи номеров.
Как именно использовать конференц-зону, решать управляющему отелем. Это может быть конференц-зал, переговорные комнаты или многофункциональное помещение. Задача же интеграторов аудио-, видеосистем – предложить отелю оптимальное и комплексное решение, отвечающее потребностям заказчика.